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時(shí)間管理－－運(yùn)用晨間日記做好檢視與更新

時(shí)間管理－－運(yùn)用晨間日記做好檢視與更新日期：10-27 2014 時(shí)間管理 2014:717次

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我們建立系統(tǒng)后，并不表示事情就此結(jié)束了，為了系統(tǒng)能夠順利運(yùn)轉(zhuǎn)，我們就必須做好檢視的工作。晨間日記是twhsi檢視及同步時(shí)相當(dāng)重要的工具，長(zhǎng)期寫日記，就形成了個(gè)人寶貴的資料庫，筆者可以藉此檢視自己某一段時(shí)間內(nèi)的作息及執(zhí)行效果，并更新自己的行動(dòng)系統(tǒng)，是很棒的一個(gè)習(xí)慣。

何謂檢視?就是利用時(shí)間回去檢視及更新系統(tǒng)內(nèi)清單及檔案的工作，并作成工作紀(jì)錄。我一直覺得看過并不算檢視，寫下來才是。所以我的檢視方式偏向于寫下某些的事情，來作為檢視完成事項(xiàng)的參考資料。筆者也在此介紹我每日、每周、每半年的檢視方式及更新的想法和大家交流。

（1）晨間日記

到今天，twhsi已經(jīng)累積了670篇晨間日記，我在這六百多天的日子里，自覺得有很大的進(jìn)步。蘇格拉底說”沒有檢視的人生不值得活”，而晨間日記，正是我檢視自己的第一個(gè)工具，也是最重要的工具。

每天早上6點(diǎn)，我簡(jiǎn)略用點(diǎn)早餐、晨讀一下經(jīng)典、做些運(yùn)動(dòng)，就開始坐下來寫日記；先寫寫昨天發(fā)生的重要事情，紀(jì)錄一下自己五件做得不錯(cuò)的事情在成功日記欄位中，回想一下，昨天為了心愛的老婆和兒子做的事情，寫一下和朋友的互動(dòng)，思考一下自己的健康狀況，看精力管理有無需要改進(jìn)之處，填一填一整天思考時(shí)間管理有無值得寫下的想法，這樣花了約15分鐘的時(shí)間，就完成了一天的晨間日記。

利用Microsoft Excel來寫日記，利用早上來寫日記，利用曼陀羅圖來寫日記，是晨間日記的三個(gè)要點(diǎn)。對(duì)我而言，一早起來寫下晨間日記，幫助我沈淀昨天發(fā)生的一切人事物，并思索一下如何在今天的一天中做的更好，是一個(gè)充滿意義的晨間時(shí)間。好友老K告訴我，連她60歲的媽媽都開始寫晨間日記了，那您何時(shí)開始呢？

（2）每周檢視

每周twhsi都會(huì)利用周日的上午做一下每周檢視，主要有三個(gè)步驟

a. 前后七天日記:

筆者會(huì)先看看之前七天寫的晨間日記，看看自己這一周內(nèi)完成了哪一些事情，接著看看去年后七天的日記，看看去年的這段時(shí)間做了哪些事情，例如早上我就看到去年的11月我們?nèi)�家到臺(tái)灣南部墾丁渡假，度過快樂的三天，一下子，旅游的記憶便浮上心頭。

b. 檢視行動(dòng)清單

接著twhsi會(huì)看一下自己所有行動(dòng)的清單，我自己是用IGTD來管理所有的行動(dòng)，除了已經(jīng)由雜事加工成行動(dòng)，并已經(jīng)分場(chǎng)合、任務(wù)不同組織好，所以檢視起來很方便，能夠幫助我迅速厘清重點(diǎn)，決定近期應(yīng)該要做事的方向，并將之寫在我的周計(jì)劃之中。

c. 檢視周行事歷

最后我會(huì)看一下我下一周的行事歷，提醒一下自己下周的重要事件。（通常不會(huì)很多，因?yàn)槌�非必要，我不�?huì)把事情放在行事歷）

每周檢視幫助我可以了解上一周自己做事情的方向，厘清下一周自己要做的事情，是一個(gè)每周執(zhí)行的好習(xí)慣。

（3）半年檢視

每年的二月及八月，筆者會(huì)花三四個(gè)小時(shí)的時(shí)間，自問自答這些半年檢視問題（這是彼得.杜拉克設(shè)計(jì)的問題）

a.首先提到哪些事做得不錯(cuò)？
b.指出表現(xiàn)未必很好，但已盡力去做的事。
c.檢討不夠努力的事。
d.毫不留情地批判做得很糟，或是根本沒做到的事。
e.最后的時(shí)間，規(guī)畫未來6個(gè)月的工作：該專注做哪些事？該改善哪些事？該學(xué)些什么？交一份報(bào)告給自己，說明了自己未來半年的工作與學(xué)習(xí)計(jì)劃。

twhsi會(huì)先瀏覽自己半年來的晨間日記，發(fā)表過的文章，看看自己討論區(qū)的留言，看看上次的半年檢視，之后回答上面五個(gè)問題。半年檢視讓自己擁有這半年明確的方向感，在永錫生活中有時(shí)迷惑的之際，就回去看看自己的半年檢視，就能夠找回自己的航道。

（4）更新

何謂更新？更新就是讓我們的行動(dòng)清單，與事實(shí)一致。有了這樣的可被信任的清單，我們才會(huì)覺得這個(gè)清單有用，才會(huì)不斷的去維護(hù)好系統(tǒng)。要做好同步更新的動(dòng)作，有以下三點(diǎn)值得注意。

a 學(xué)習(xí)方法 時(shí)時(shí)清空–收件匣:

我的老爸在早上上班一到辦公室及下班后脫下衣服時(shí)，都會(huì)做清空收件匣的動(dòng)作，這個(gè)習(xí)慣已經(jīng)維持好幾十年了。我們必須常常做好清空收件匣，不然收件匣的東西，并不會(huì)自動(dòng)執(zhí)行，始終都在懸案的狀況。

b 再次加工行動(dòng)清單

每周檢視的時(shí)候，也是筆者再次加工行動(dòng)清單之時(shí)。有時(shí)候工作進(jìn)展了，所以行動(dòng)的事項(xiàng)就改變了。例如我有一個(gè)修理摩托車輪胎報(bào)胎的小任務(wù)，原本的工作事項(xiàng)是”打電話請(qǐng)李老板過來牽摩托車去修理”，這件事情完成后，我會(huì)加工成”打電話給李老板詢問修好的時(shí)間，并準(zhǔn)備修理費(fèi)”。這樣把行動(dòng)做修正，合乎目前的狀況，就是再次加工行動(dòng)清單。

c 制作每周計(jì)劃

每周twhsi都會(huì)在檢視行動(dòng)清單時(shí)，都會(huì)把一些應(yīng)該在本周完成的重要事項(xiàng)放在自己的每周計(jì)劃之中，這樣的益處是，當(dāng)我在工作到一個(gè)段落時(shí)，回去每周計(jì)劃的表格中，立刻就能知道哪些事情還可以繼續(xù)處理。每周計(jì)劃就像是我這一周的羅盤，清楚的指出我這一周應(yīng)該前進(jìn)的方向。

更新和檢視這兩個(gè)工作常常是同時(shí)發(fā)生的，在檢視的同時(shí)，就想到哪些事情需要更新或加入，同步到系統(tǒng)之中。我們也會(huì)在之后的課程中對(duì)同步的執(zhí)行方法做更深入的介紹。

結(jié)語

系統(tǒng)檢視及同步的工作,有以下幾點(diǎn)好處
* 清空我們的腦袋
* 讓我們的系統(tǒng)接近現(xiàn)實(shí)的狀況。
* 是一種心靈操練，幫助我們?cè)诿鎸?duì)一些突發(fā)狀況時(shí)，能憑藉直覺做出正確的判斷。
* 給我們更新過的完整行動(dòng)清單，并找出最近重要的目標(biāo)（周目標(biāo)）

檢視及更新可以幫助我們?解自己，克服自己的缺點(diǎn)，尋求更好，更有意義的生命方向，是我很推薦的。

李開復(fù)先生的一本著作”做最好的自己”有一個(gè)英文的書名”Be Your Personal Best”，我很喜歡這個(gè)英文句子，我覺得我們生而為人，就不要放棄發(fā)揮自己潛力的機(jī)會(huì)。但是，很多人都缺乏合適的方法來做這件事情，這也就是我為何一直在寫作及演講時(shí)間管理的原因。時(shí)間管理只是一種方法論，其實(shí)不是最重要的，重要的，我們是不是一直擁有”Be Your Personal Best”的熱情。

下個(gè)階段，我們要介紹”晨間日記”，筆者會(huì)向大家，我最近的晨間日記心得，請(qǐng)大家繼續(xù)收看 :>

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